الثلاثاء، 5 مايو 2009

الأدلة التنظيمية Organization manuals


وهي عبارة عن وثائق تفصيلية تلحق بالخرائط التنظيمية أو تعد بمثابة مذكرات تفسيرية لمحتويات تلك الخرائط. فهي باحتوائها على التفاصيل الموضحة لماهية الخطوط العامة الواردة في الخريطة التنظيمية، تحتوى على معلومات دقيقة عن الهيكل التنظيمي للمنظمة، لأنه من المتعذر أن تتضمن خرائط التنظيم مثل هذه التفصيلات المتعلقة بتقسيم العمل وتوزيع الاختصاصات وتحديد واجبات الإداريين ومسئولياتهم وكذلك كيفية توزيع الأجور للعاملين وأساليب الترقيات وغيرها من الأمور التي تعطى فكرة واضحة وتفصيلية عن مركزه ودوره في الصورة التنظيمية.

السجلات Records


وهي عبارة عن الدفاتر والملفات التي تعدها المدرسة، والتي تشتمل على المعلومات الخاصة بجميع الأفراد العاملين والطلاب والمعلومات المتعلقة بالمدرسة ذاتها.

وفائدة السجلات أنها تعطى صورة واضحة وحقيقية عن المنظمة، وتحفظ هذه السجلات كى تعطى صورة زمنية عن تقدم المنظمة وسير العمل بها خلال الفترات الزمنية المتتالية ويسترشد بها عندئذ إذا ظهرت الحاجة إلى إجراء تغييرات أساسية وتعديلات في أساليب العمل، حيث تساعد على الوقوف على اتجاهات المنظمة ونشاطها خلال الفترات السابقة.

وعلى ضوء ما يستقى من هذه السجلات من اتجاهات العمل وطبيعة العاملين ومعلومات متعلقة بالطلاب أنفسهم يمكن وضع الأساليب الجديدة في التنظيم المدرسي والتي يمكن عن طريقها تلافي أوجه النقص أو التقصير التي تعيق الإنجاز الأكاديمي للطلاب.

وللسجلات فائدة أخرى داخل التنظيم المدرسي، حيث تساعد على حسن استغلال القوى البشرية ( معلمين - إداريين وغيرهم) الكامنة فيه عن طريق حصر للطاقات والقدرات الفردية للعاملين وتسجل الكفايات والمهارات الموجودة فعلا والمطلوبة والتي يستحسن استخدامها والحصول عليها لحسن سير الأعمال.

أي الوسائل المساعدة في التنظيم أكثر استخداما في التنظيمات المدرسية ؟

الهيكل التنظيمى Organization Structure


إن الهيكل التنظيمي هو الصورة الهيكلية لوحدات أي منظمة، ويعتبر البناء أو الإطار المادى الذي يصور الأقسام المختلفة التي تشكل مجموع التنظيم المدرسي، فهو بمثابة الهيكل العظمى للإنسان الذي يمسك الأنظمة الفرعية لجسم الإنسان، فبدون هذا البنيان تبقى الأقسام وحدات منعزلة عن بعضها البعض ولا تشكل بنيانا موحدا. وبهذا يمثل الهيكل التنظيمي الإطار العام الذي بمقتضاه يتم رسم جميع أفراد المنظمة دون اعتبار لمواقعهم التنظيمية.

ولقد أدركت المنظمات مؤخرا أنه لا يوجد هيكل تنظيمي مثالي يمكن استخدامه بحيث يكون فعالا في كافة المنظمات، وفي كل الأزمان، وكلما كان الهيكل التنظيمي جامدا أو غير مرن، ولا يتيح مجال لأية علاقات للعاملين خارج إطاره، فإن ذلك لا يؤدى بالعاملين إلى تحسين العمل، وعلى العكس فإن الهيكل التنظيمي المرن الذي ينظر إليه كأساس عام لتحديد العلاقات التنظيمية يمكن أن يتطور ليستوعب المتغيرات المستجدة، ويشجع على الاجتهاد لتطويره وتحسينه مما يساعد على تحقيق الأهداف.

إن الهيكل التنظيمي في أي مدرسة هو أكثر عنصر ملموس من الممكن إحداث تغييرات فيه عن طريق إعادة تصميمه، وذلك من خلال استحداث إدارات ووحدات إدارية جديدة أو دمج بعض الإدارات والوحدات القائمة مع بعضها البعض في وحدة إدارية جديدة أو إلغاء بعضها، وفي كل الحالات تتم صياغة الهدف الأساسي والمهام الرئيسية للإدارة أو الوحدة الجديدة، ويتطلب إحداث هذه التغييرات المرغوبة اتخاذ إجراءات رسمية وغير رسمية تشمل خطوات لتعيين موظفين جدد، ونقل أو إنهاء خدمات بعض الموظفين الحاليين، وإصدار قرارات تشريعية وإدارية جديدة تتعلق بهذه التغييرات.

وفي الفترة الأخيرة طرأت عدة تغييرات في المدرسة المصرية، مما تتطلب إحداث تغييرات في الهيكل التنظيمي بها، وذلك من خلال استحداث عدة وحدات إدارية(وحدات الجودة الشاملة- وحدة التدريب والتقويم- الوحدة المنتجة...الخ) الأمر الذي تطلب إصدار مجموعة من القرارات الوزارية المنظمة للعمل بهذه الوحدات، وفي نفس الوقت تم تكليف بعض من العاملين في المدرسة بمجموعة من المهام الضرورية للعمل بها.

ومن أكثر الهياكل انتشارا في التنظيمات المدرسية، الهياكل الوظيفية التي تقوم على أساس تجميع المهام والأنشطة الخاصة بالمنظمة مع بعضها البعض على أساس وظائف المنظمة، بالإضافة إلى كون هذا النوع من الهياكل بسيط وغير مكلف فإن له مزايا أخرى تتمثل في تنمية التخصص وتشجيع الكفاءة وتقليل الحاجة إلى نظام رقابة معقد بالإضافة إلى إتاحة السرعة في اتخاذ القرارات، غير أن هناك بعض من العيوب التي تشوب الهيكل الوظيفي منها أنه يحصر المسئولية فيمن يشغل قمة التنظيم، وفي بعض الأحيان فإن التنظيمات التي تعتمد على مثل هذا الهيكل تعانى من انخفاض في الروح المعنوية وظهور الصراع التنظيمي وأخيرا ضعف عمليات تفويض السلطة وعدم التخطيط المناسب للخدمات تعتبر من أهم عيوب الاعتماد على الهيكل الوظيفي.

ونظرا لأن التنظيمات المدرسية لا تستطيع أن تعيش بمعزل عن التغييرات والتحديات المستقبلية، لذا فعليها أن تتبنى أشكالا جديدة من الهياكل التنظيمية المرنة التي تساعدها على الاستجابة للتطورات البيئية ومواكبة لتكنولوجيا المعلومات، وتقوم على فرق العمل، وسوف تتطلب هذه النماذج الجديدة الحد من البيروقراطية، ومنح مزيد من الاستقلالية لفرق العمل، وتحويل سلطة صنع القرار إلى وحدات إجرائية، واستبدال نظم الرقابة القديمة والجامدة تدريجيا بنظم مرنة، ويعبر عن هذه الاتجاه بالتحول الهيراركى الطويل إلى الهياكل المسطحة المرنة.

وفي هذا الإطار ظهرت هياكل تنظيمية متطورة استجابة لتلك المتغيرات البيئية، والتي ممكن أن تتبناها التنظيمات المدرسية، من بينها الهيكل المصفوفي وهيكل وحدة الأعمال الاستراتيجية والهيكل الشبكي، ويمكن توضيحها على النحو التالي:

3-الهيكل الشبكي
2-هيكل وحدة الأعمال الاستراتيجية
1-الهيكل المصفوفي

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق